Личное дело сотрудника: требования и особенности оформления
Наверх страницы
Выбрать тематикуеще 12

Оформление личного дела сотрудника

Опубликована 17.03.2018
Прочтения: 750

Ведение личных дел персонала является целесообразным для любого предприятия, так как это позволяет систематизировать всю информацию о работнике и эффективно ею пользоваться.

Содержание

Зачем нужно ведение личного дела работника?

Формирование и ведение личных дел работников

Что должно быть в личном деле сотрудника?

Оформление документов личного дела

Хранение и закрытие личного дела сотрудника


Коммерческие предприятия не обязаны вести личные дела персонала, но правильно сформированное дело сотрудника может значительно упростить жизнь кадрового работника. Если соблюдать представленные рекомендации по созданию папки с документами персонала, то необходимую информацию о работнике можно будет найти легко и просто. Что должно быть в личном деле работника и как правильно его вести?

Зачем нужно ведение личного дела работника?

Личные дела работников – это удобная форма систематизации данных. Учреждения государственной службы обязательно должны формировать личные дела персонала, для остальных предприятий это необязательно. Но целесообразно ведение личных дел руководителей и материально-ответственных работников.

Ведение персональных дел всего коллектива компании позволяет получить полную и объективную информацию о сотруднике в кратчайшие сроки, что помогает руководителю более эффективно управлять работниками.

Зачем нужно ведение личного дела работникаЗачем нужно ведение личного дела работника

Формирование и ведение личных дел работников

Функции по ведению личных дел относятся к кадровой службе.

Личное дело с момента принятия на работу и до увольнения сотрудника, на протяжении этого периода ответственный работник должен:

  • вносить записи в разделы дела и опись;
  • добавлять новые документы;
  • изымать неактуальные документы или с завершенным сроком хранения;
  • следить за наполнением личного дела и его сохранностью.

Работники должны информировать отдел кадров об изменении персональной информации (например: рождение ребенка, развод и др.), копии подтверждающих документов вносятся в личное дело.

Что должно быть в личном деле сотрудника?

Для экономии времени и получения большей пользы от использования для начала нужно определить, какие документы входят в личное дело сотрудника.

Перечень документов в личном деле сотрудника можно сгруппировать следующим образом:

Документы, на основании которых формируется дело при оформлении на работу:

  • приказ о приеме на работу;
  • заявление о приеме на работу;
  • анкета (автобиография, резюме);
  • копии документов об образовании, свидетельства об окончании курсов, повышения квалификации;
  • рекомендательные письма;
  • копии паспорта, ИНН физического лица, военного билета, СНИЛС(как узнать номер СНИЛС онлайн), при необходимости медицинские справки;
  • контракт, трудовой договор;
  • фотографии и т. п.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2018 годаКадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2018 года

Ведение персональных дел всего коллектива компании позволяет получить полную и объективную информацию о сотруднике.

В период трудовой деятельности добавляются документы:

  • о неразглашении коммерческой тайны и материальной ответственности;
  • дополнения к трудовому договору;
  • приказы о повышении, о переводе на другую должность;
  • свидетельства о прохождении курсов и повышении квалификации;
  • должностная инструкция;
  • аттестационные листы;
  • копии документов о взыскании или награждении;
  • копии свидетельств о браке, разводе, рождении ребенка и др.

При увольнении работника добавляются документы:

  • заявление на увольнение;
  • приказ об увольнении.

В перечень документов, что хранятся в личном деле работника, также может входить копия трудовой книжки, оригинал сберегается отдельно в специальном защищенном месте.

Оформление документов личного дела

Для коммерческих компаний нет установленного порядка оформления персональных дел сотрудников. Такой порядок преимущественно разрабатывается компанией самостоятельно и утверждается руководителем.

Рекомендации по оформлению личных дел работников:

  • нужно заводить отдельную папку под одно личное дело;
  • делу каждого работника присваивается уникальный учетный номер;
  • запись о заведении дела с указанием учетного номера вносится в журнал учета;
  • папку необходимо оформить титульным листом, где нужно указать: название компании, учетный номер, ФИО сотрудника, подразделение и должность в компании, дату приема на работу (совпадает с датой заведения дела), день увольнения, количество листов и срок хранения (для закрытых дел), дату передачи в архив;
  • к делу также прикрепляется его опись, где находится перечень документов дела, с указанием, копия это или оригинал, пишется количество листов и дата добавления/изъятия;
  • в личное дело включаются документы постоянного срока хранения или временного (дольше 10 лет), необходимые при утере трудовой книжки;
  • документы в деле размещаются в хронологическом порядке;
  • на листах личного дела проставляют нумерацию, в одном томе не должно быть более 250 листов;
  • в личном деле могут храниться оригиналы, а также копии документов с учетом того, что копии заверены;
  • в деле не должно находиться несколько дубликатов документов.

Ведение кадрового делопроизводстваВедение кадрового делопроизводства

Хранение и закрытие личного дела сотрудника

В личных делах сотрудников хранятся их персональные данные, поэтому нужно соблюдать правила сохранности информации:

  • хранить в специально отведенном защищенном месте;
  • доступ должен ограничиваться одним или несколькими ответственным работниками и руководителем компании.

При увольнении работника в его дело добавляют заявление и приказ на увольнение. При закрытии дела страницы нумеруются, а на титульном листе пишется дата закрытия и количество страниц, далее оно передается для хранения в архив (срок хранения до 75 лет).

А у нас есть канал в Яндекс.Дзен

Подписывайтесь, чтобы получать свежие материалы в момент их публикации!

Лучшее

Как мотивировать работу экстравертов и интровертов
00В избранное
Как мотивировать работу экстравертов и интровертов
15 самых необычных животных мира
20В избранное
15 самых необычных животных мира
Перейти в рубрику «Отношения с работодателем»

Вопросы к автору

kljljklhhkl...
Комиссар Падший
Спрашивает
Комиссар Падший
Администратор
Все вопросы автору

Похожие авторы

Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter


Статья полезна?1
В избранное
0 комментариев к статье

Для написания комментария, пожалуйста, авторизуйтесь.

Пока не добавлено ни одного комментария. Будьте первым!

Задать вопрос автору
Задать вопрос
Свернуть
Не более 3-х
Отношения с работодателемУдалить

Список вопросов пуст

В это время на главной странице

Сообщите нам об ошибке

Вставить изображение

Графические файлы до 5мб

Пожалуйста, заполните все необходимые поля.