Наверх страницы
Закрыть
Закрыть
Выбрать тематикуеще 12
Бизнес

Правила деловой переписки

Опубликована 19.04.2017
Просмотров: 111
Статья полезна?0
В избранное0 комментариев к статье
Зачастую, первый контакт с другой фирмой осуществляется посредством делового письма.

Если не обращать внимания на то, как вы ведёте переписку, то можно не наладить контакт. Каждая организация должна правильно составлять деловые письма.

Электронная переписка

Компания должна создать единые правила ведения электронной переписки. Это существенно сократит время для составления таких писем, упростит восприятие ваших писем. И, главное, ваши письма не останутся без ответа.

Структура писем

  1. Все письма должны иметь одинаковую структуру вне зависимости от вида деятельности.
  2. Письмо начинается с обращения. Например «Уважаемые коллеги!», «Здравствуйте, Константин Семёнович».
  3. В каждом письме необходимо обозначить тему. Это поможет адресату быстрее понять суть и срочность вопроса.
  4. Не должно быть никаких орфографических и пунктуационных ошибок. Текст должен быть разбит на абзацы.
  5. Если вы о чем-то просите, то смело пишите: «Прошу Вас...» отдельным (желательно последним) абзацем.
  6. Не удаляйте переписку. В том случае, если ответ на ваше письмо придёт спустя долгое время, вы легко поймёте, о чём речь.

Виды писем

Если разделять письма по их структуре, то существует два вида писем:

  1. Договорённость
  2. Извещение

С извещением все просто. В этом письме вы просто сообщаете какую-либо информацию. Это может быть отчёт о проделанной работе, предложение, претензия, отказ и т. п.


По структуре оно должно быть простым, без лишних деталей. В теме конкретно укажите вопрос, например: «отказ от услуг». Если письмо отправляется в другую организацию, то вначале темы укажите название вашей организации.

В конце сделайте подпись со своим именем. Если вы укажите весь отдел, то будет неясно, как к вам обратиться.

Письмо-договорённость служит для подведения итогов по вопросу.

В теме укажите вопрос, который обсуждался на проведённой встрече. Укажите, даже если уверены, что собеседник поймёт о чём речь.

В конце письма спросите есть ли какие-либо упущения и поставьте свою подпись.

Оформление

  • письмо должно быть написано в едином стиле. Можно выделить курсивом или жирным шрифтом заголовки и важные моменты. Не следует писать большими буквам;
  • каждую мысль оформите в отдельный абзац. У каждого абзаца должен быть отступ для простоты восприятия;
  • также важно, чтобы абсолютно все письма вашей организации были оформлены одинаково.

В деловой переписке необходимо соблюдать эти правила. Их можно назвать этикетом современной переписки. На каждое письмо придётся потратить некоторое время. Но если письма правильно оформлены, имеют чётко сформулированную тему, то время на их обработку заметно сокращается.

Цените своё время и время ваших деловых партнёров.

Лучшее в рубрике

Как написать жалобу в ФАС
00В избранное
Как написать жалобу в ФАС
Как правильно предложить товар магазину
00В избранное
Как правильно предложить товар магазину
Как правильно разрекламировать товар
00В избранное
Как правильно разрекламировать товар
Перейти в рубрику «Деловое общение»
Статья полезна?0
В избранное
0 комментариев к статье

Для написания комментария, пожалуйста, авторизуйтесь.

Пока не добавлено ни одного комментария. Будьте первым!

Задать вопрос автору

Список вопросов пуст

В это время на главной странице

Закрыть